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Cree, envíe y administre facturas sin esfuerzo con los libros de cuentas

La facturación puede ser un problema, especialmente si usted es un profesional independiente, ya que su fortaleza puede estar en la escritura, el diseño o el desarrollo web, y no en la contabilidad. Administrar esto manualmente probablemente le dará dolores de cabeza, especialmente cuando se le presiona por un tiempo para cumplir con los plazos.

A menos que tenga el presupuesto para obtener su propio contador, es hora de que comience a buscar una herramienta que pueda satisfacer todas sus necesidades de facturación. Con ese fin, permítanos presentarles los libros de cuentas.

Billbooks es un servicio de facturación en línea basado en la nube que le ayuda a crear, enviar y administrar sus facturas y, además de eso, lo ayuda a supervisar sus finanzas. Tiene una serie de excelentes características y una excelente estructura de precios orientada a autónomos y pequeñas startups. Echemos un vistazo a los libros de cuentas y lo que tiene para ofrecer.

Comenzando con los libros de cuentas

Billbooks es un servicio en línea basado en la nube que lo ayuda a administrar las facturas de su compañía. En lugar del inicio de sesión normal en una red social, el registro requiere el nombre de su empresa, su nombre, una dirección de correo electrónico, un nombre de dominio y una contraseña.

Una vez registrado, accederá a la interfaz principal de Billbooks.

La barra de menú en el lado izquierdo del tablero enumera los cuatro tipos de elementos que puede crear en Billbooks. Billbooks admite atajos de teclado para navegar entre estos cuatro elementos, a saber, Factura (I), Estimación (E), Cliente (C) y Gasto (X). También tiene acceso a las vistas de lista para todo esto, donde puede administrar y editar elementos.

Administrar sus necesidades de facturación

Primero echemos un vistazo a cómo crear y administrar sus facturas.

Facturas

La pantalla Nueva factura de Billbooks es una herramienta completa de creación de facturas, con todos los campos que necesitará para una factura adecuada. Tiene la capacidad de especificar los destinatarios de la factura (tanto de su lado como del lado del cliente), titular la factura, así como agregar nuevas líneas, artículos e impuestos a los libros de cuentas.

También hay un panel lateral de Configuración rápida en el que puede personalizar la moneda, la fecha de vencimiento, si la factura es recurrente y si hay cargos por transporte o descuentos aplicables a la factura.

Las facturas se clasifican en Borrador, Pendiente, Cerrado, Impugnado y Recurrente . Puede mover una factura de una categoría a la siguiente desde la barra lateral en la vista de factura, como Hacer pendiente en la vista de factura en borrador . Aquí también es donde puede Enviar, Editar, Imprimir, Duplicar y Eliminar facturas en borrador.

Tenga en cuenta que al marcar la opción Recurrente en la barra lateral de Configuración rápida de una factura se salta la etapa Borrador y envía la factura directamente a la categoría Recurrente. Si necesita realizar un seguimiento del historial de sus facturas, hay una sección Historial, que muestra cuándo se ha editado una factura.

Estimados

Si necesita enviar estimaciones (o presupuestos), aquí es donde los crea. La pantalla New Estimate es casi la misma que la pantalla New Invoice, con algunas diferencias. Hay menos opciones en el panel lateral de Configuración rápida y un conjunto diferente de opciones de barra lateral cuando visualiza la estimación.

Las estimaciones no están categorizadas como facturas; solo tiene categorías Borrador y Enviado para estimaciones. La barra lateral se ve un poco diferente, con una opción Convertir a Factura en lugar de Hacer Pendiente .

No se preocupe si tiene muchas facturas y estimaciones para administrar. Billbooks tiene una función de búsqueda en vivo que le permite buscar rápidamente sus documentos.

También hay opciones de vista previa rápida, accesibles desde el triángulo orientado hacia abajo a la derecha de una factura o presupuesto. Esta vista previa rápida le permite echar un vistazo rápido a la factura sin abrirla.

¿Hecho con una factura o un presupuesto? Luego, envíelo por correo electrónico. Los libros de cuentas incluso le permiten adjuntar archivos a sus facturas y presupuestos . También es compatible con formatos como DOC, XLS, PDF, PPT, PNG, JPG y ZIP. Hay un límite de tamaño de archivo de 5 MB para los archivos adjuntos.

Gestión de clientes y gastos

Puede administrar sus cuentas de cliente a través de la opción del cliente. El botón Cliente abrirá una ventana flotante para crear un nuevo cliente para sus facturas y estimaciones. En este punto, no es necesario que complete todos los campos. Los libros de cuentas solo requieren el nombre de una compañía y los detalles de contacto de su contacto principal. Sin embargo, es bueno completar toda la información para fines de mantenimiento de registros.

El soporte multilingüe de Billbooks es útil aquí, ya que puede seleccionar el idioma en el que desea enviar las facturas según las preferencias de su cliente. Los idiomas admitidos incluyen inglés, holandés, español, alemán y francés.

Gastos de seguimiento

Al igual que la opción del Cliente, la opción de Gastos abre una ventana flotante que le permite crear un nuevo gasto, para el seguimiento de gastos de Billbooks y la capacidad de informe. También puede categorizar estos gastos y asignarlos a clientes particulares, si corresponde.

Si desea ver todos sus gastos, puede hacer clic en Gastos en la barra lateral izquierda. Esto lo llevará a su vista Gastos, donde puede filtrar y ordenar sus gastos por fecha, cliente y categoría, entre otros. También puede editar y crear nuevos Gastos aquí.

Informes de pérdidas y ganancias

Por último, Billbooks tiene una sección especial sobre cómo generar informes de pérdidas y ganancias para su empresa. No es la herramienta más completa disponible, pero una vez más, no es algo común en las aplicaciones de facturación.

Puede elegir el período del informe, ya sea anual, semestral o trimestral. También puede establecer una fecha de finalización para el informe y elegir ver los ingresos basados ​​en efectivo o de acumulación .

El informe se puede descargar en PDF o en formato Excel o CSV . También puede imprimir el informe directamente desde su navegador.

Opciones de pago

Billbooks admite muchas opciones de pago, lo que es una buena noticia tanto para usted como para sus clientes. En Método de pago, puede vincular sus facturas a servicios de pago como PayPal para transferencias en línea y Stripe para recibir pagos con tarjeta de crédito.

Por supuesto, necesitará tener una cuenta con cualquiera de estos servicios antes de poder integrarlos en sus facturas. La integración de cualquiera de estos servicios en sus facturas agrega una opción Realizar pago, que los clientes pueden usar para realizar sus pagos.

Limitaciones

Con todo, Billbooks es un servicio increíblemente útil, pero no está exento de ciertas limitaciones. Por ejemplo, no puede crear su propio diseño de factura y solo puede elegir entre algunas plantillas preestablecidas. La función de factura recurrente tampoco es tan flexible, con marcos de tiempo preestablecidos que no puede ajustar para satisfacer sus necesidades.

Conclusión

Sin embargo, una de las mejores cosas de los libros de bolsillo es su sistema de fijación de precios: no hay tarifas de suscripción mensuales o anuales para pagar . En cambio, compra un paquete prepago de facturas. Los paquetes prepagos comienzan desde $ 10 por 20 facturas hasta $ 60 por 200 facturas .

Al primer registro, también obtiene 3 facturas gratuitas para probar los libros de cuentas. Las estimaciones no cuentan para sus facturas prepagas, por lo que puede crear tantas estimaciones como desee y solo se le cobrará cuando envíe sus facturas.

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