10 consejos para facturar profesionalmente a tus clientes independientes

Seamos realistas, mientras que recibir dinero puede ser muy adictivo, la facturación es una pesadilla total para los trabajadores independientes, especialmente los diseñadores con talento artístico. Sin embargo, el lado de la verdad sobre el negocio independiente es que no solo necesita su habilidad de diseño para tener éxito, sino que maneja cuidadosamente y sabiamente la facturación para mantener su negocio sin problemas desde el lado financiero, o la frustración del lado del cliente.

Hablamos de profesionalismo, pero de hecho, todo lo que necesita es hacerlo bien. Elegir el software de facturación correcto, implementar las políticas correctas y el método de cargo, solicitar un método de pago correcto, administrar el registro de la factura correctamente, este artículo trata de compartir los consejos correctos para que usted haga la facturación correcta. Así que aprende de las puntas de la derecha, entonces estás en el camino correcto para hacer lo correcto y lo más importante, la facturación profesional. ¡Detalle completo después del salto!

1. Uso del software de buena facturación

Lo primero que debe hacer al preparar facturas para sus clientes es seleccionar un buen software de facturación . Hay un montón de software de facturación en el mercado que lo ayudará a crear facturas convincentes, por lo que probablemente no tenga que preocuparse por elegir el correcto.

Es mejor utilizar un software de facturación en línea, ya que le ayudará a rastrear fácilmente a sus clientes y la cantidad de dinero que se le debe. Algunos de los software de facturación son de pago, mientras que otros son gratuitos. Independientemente del software que decida utilizar, asegúrese de que cumpla con todas sus necesidades con las características que necesita.

A continuación hay algunas recomendaciones excelentes:

• FreshBooks
• LessAccounting
• BlinkSale

O bien, puede consultar nuestros servicios detallados de publicación y facturación superior para diseñadores independientes.

2. Sube con tus políticas

Es normal querer que se le pague después de trabajar para un cliente. Sin embargo, en el mundo real no todos los clientes pagan a tiempo . Como diseñador gráfico independiente, se encontrará con clientes obstinados que pagan la mitad del importe que luego desaparece. Algunos de sus clientes incluso se rehusarán a pagarle. Para minimizar las ocurrencias en tales casos, debe elaborar políticas con respecto a los pagos .

(Fuente de la imagen: Fotolia)

Como parte de sus políticas laborales, debe considerar los siguientes factores:

• ¿Qué modo de pago utilizará: efectivo, cheques o tarjetas de crédito?
• ¿Cuánto debe pagar el cliente como anticipo?
• ¿Empezarás el trabajo sin ningún pago?
• ¿Cuántos días esperará antes de que el cliente pague?
• ¿Va a imponer sanciones por pagos atrasados?
• ¿Cuándo recibirá el cliente el trabajo final, antes o después de realizar los pagos?

Tenga en cuenta que estas políticas no están escritas en piedra, sino que solo sirven de guía. Habrá ocasiones en las que se verá obligado a ser flexible y hacer cambios en sus políticas para acomodar a un cliente.

3. Cumpla con sus políticas

A los clientes no les gustan las sorpresas . Informe a los clientes sobre sus políticas, incluida su estructura de precios. También se les debe informar si se realizan cambios en las políticas.

(Fuente de la imagen: CodyYoung)

Los clientes pueden negarse a pagar o pueden estar dispuestos a realizar pagos atrasados ​​si se sorprenden con la información en sus facturas. Como diseñador gráfico independiente, necesita desarrollar una confianza con sus clientes, por lo que todo lo que sea claro sobre sus políticas no solo le brindará más confianza a los clientes, sino también más empleos para usted.

4. Piense en sus cargos

Usted ha escuchado que la primera regla de fijación de precios nunca es de bajo costo . Esto es tan cierto. Sus precios deben estar en línea con los de sus competidores. No se atreva a cotizar precios más bajos para atraer clientes.

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La razón es que si subestimas tus servicios, es más probable que atraigas clientes baratos que te dan trabajos largos y tediosos y luego desaparecen sin siquiera pagar un centavo. También decida su método de fijación de precios . Determine si va a fijar su precio en función del trabajo realizado o por hora, informe al cliente para que no tenga dudas sobre cómo cobra.

5. Incluir servicios y cargos

Todas sus facturas deben indicar claramente los servicios prestados y el monto cobrado . Esto facilita que los clientes entiendan por qué se les debe pagar. Esto también le ayudará a usted y al cliente a controlar lo que ya se ha pagado y la cantidad pendiente, y así mantener un registro actualizado de los pagos y las tareas completadas.

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Además, tenga en cuenta que la mayoría de los diseñadores gráficos freelance prefieren que sus clientes paguen por adelantado antes de comenzar el proyecto. Por lo tanto, al crear una factura, indique claramente si el pago es para la totalidad o parte del proyecto .

6. Métodos de pago aceptados

Es importante que los clientes tengan claro qué servicios de pago se han prestado . Algunos de sus clientes pueden sentirse cómodos pagando en efectivo, mientras que otros pueden estar dispuestos a emitir cheques o hacer pagos con tarjeta de crédito. Está bien siempre que elija un método que sea aceptable para usted y sus clientes.

Algunas de las opciones que puede considerar incluyen:

• PayPal
• MoneyBookers
• AlertPay

Para la mayoría de los diseñadores, PayPal es su elección favorita, ya que es conveniente, rápida y segura. Aquí hay un artículo que podría interesarle: las 10 preguntas más frecuentes sobre PayPal.

7. ¿Cuándo se pagan los pagos?

Muchos diseñadores gráficos independientes no reciben pagos por proyectos realizados, ya que no informan a sus clientes cuándo se deben hacer los pagos. Asegúrese de incluir una fecha de vencimiento en cada factura que envíe para reducir la ocurrencia de pagos atrasados.

Tenga en cuenta que incluir fechas de vencimiento en la factura es útil incluso si sus clientes siempre realizan sus pagos a tiempo, hablando de seguridad .

8. Incluye tus datos de contacto

Al diseñar su factura, no se olvide de incluir sus nombres completos, dirección, número de teléfono y correo electrónico . Algunas de las facturas que envía pasarán por varias personas antes de recibir el pago. Es mucho más fácil si la persona que recibe la factura sabe de dónde es. Además, es posible que necesiten aclaraciones sobre algunos elementos e incluir su información de contacto les facilita comunicarse con usted.

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El hecho de no incluir su información de contacto en la factura puede ocasionar retrasos en los pagos. Los clientes también pueden necesitar su información de contacto como parte de su política de mantenimiento de registros.

9. Numera tus facturas

Como profesional independiente, tendrá que tratar con muchos clientes y, en el proceso, enviará muchas facturas. Por lo tanto, debe buscar una forma de supervisar y organizar sus facturas.

(Fuente de la imagen: Fotolia)

La mayoría del software de facturación mencionado anteriormente incluye un sistema de numeración, que puede usar para realizar un seguimiento de los pagos. Un buen sistema de numeración le permite monitorear los pagos y realizar un seguimiento de los pagos atrasados ​​o de los clientes que han dejado de pagar. Simplemente le ahorra tiempo y esfuerzo buscando aquí y allá, o terminó facturando clientes que ya han pagado.

10. Mantener un registro de facturas

Recuerde siempre que el respaldo es el salvador de todos los problemas de negocios . Es tan esencial que si no lo hace y perdió su registro de facturas, no habrá forma de rastrear qué clientes se han facturado y cuáles no.

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Crezca un hábito, siempre haga una copia de seguridad de su registro de factura . Puede fotocopiarlos, imprimirlos o descargarlos en el almacenamiento local de su computadora, siempre que tenga una copia de ellos. Guarde cualquier correo electrónico y carta relacionados con la factura para que, cuando ocurra algo, siempre tenga una referencia adicional, y se agradecerán por mantenerlos bien.

Bonificación: Make Follow Ups

No todos sus clientes responderán a sus facturas a tiempo. A medida que se acerca la fecha de vencimiento, pregunte educadamente a los clientes si han enviado sus pagos o no. Sí, sé educado cuando haces seguimientos porque, aunque algunos clientes están dispuestos a pagar, simplemente podrían haber olvidado los pagos.

(Fuente de la imagen: Fotolia)

Por último, debe ser sistemático cuando se trata de problemas de facturación planteados por sus clientes. Responder a tiempo a las inquietudes de su cliente retrata su profesionalismo y aumentará la probabilidad de que le den más proyectos.

Nota del editor: esta publicación fue escrita por Kevin Harter para Hongkiat.com. Kevin es diseñador gráfico, bloguero habitual y propietario de Crystalint Media. Cuando no está arrancando sus cerebros con la nueva tecnología de diseño gráfico, se puede encontrar desesperadamente tratando de escribir un poema.

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